O processo de compras é uma das atividades mais importantes para qualquer empresa. É responsável por garantir que a organização tenha os insumos necessários para operar e atender às suas demandas. No entanto, esse processo pode ser complexo e burocrático, o que pode levar a atrasos, erros e desperdícios.
Uma forma de otimizar o processo de compras é utilizar um fluxo de processo BPMN integrado com o formulário. Essa abordagem oferece uma série de vantagens, como:
- Redução da necessidade de papel
- Evita perdas na comunicação
- Toda a informação necessária em um único lugar
- Integração com ERP ou qualquer outro sistema
- Possibilidade de definir regras para controle
Redução da necessidade de papel
Um dos principais benefícios de utilizar um fluxo de processo BPMN com o formulário no TOTVS Fluig é que ele elimina a necessidade de papel. Todo o processo é realizado de forma digital, o que torna o processo mais eficiente e sustentável.
Evita perdas na comunicação
Outra vantagem importante é que o fluxo de processo BPMN no TOTVS Fluig ajuda a evitar perdas na comunicação. Isso ocorre porque o sistema envia notificações automáticas para os envolvidos em cada etapa do processo, informando sobre prazos, status e pendências.
Toda a informação necessária em um único lugar
Com um fluxo de processo BPMN e um formulário no TOTVS Fluig, todas as informações necessárias sobre uma solicitação de compra estão em um único lugar. Isso facilita o controle do processo e a tomada de decisões.
Integração com ERP ou qualquer outro sistema
O fluxo de processo BPMN no TOTVS Fluig pode ser integrado com qualquer outro sistema, como um ERP. Isso permite que as informações sejam compartilhadas entre os sistemas, o que facilita o processo de compras.
Possibilidade de definir regras para controle
O fluxo de processo BPMN no TOTVS Fluig permite que sejam definidas regras para controle do processo. Por exemplo, é possível definir regras para definir alçadas de aprovação, validar itens de acordo com estoque ou regras de negócio, etc.
Exemplo de fluxo de “Solicitação de Compras”
Um exemplo de como seria um fluxo de “Solicitação de Compras” utilizando um fluxo de processo BPM no TOTVS Fluig com formulário para preenchimento dos dados:
Atividade 1 – abertura do pedido de compra
O usuário solicitante abre um pedido de compra, informando os itens necessários, quantidades, preços e outras informações relevantes.
Atividade 2 – validação do estoque
O estoque verifica se há realmente a necessidade de compra dos itens solicitados. Se for necessário comprar, o estoque envia para a aprovação de um superior, de acordo com as regras definidas para uma provação técnica, caso o item deva ser aprovado por um grupo específico de usuários. Se não for necessário comprar o estoque pode liberar os itens ao solicitante.
Atividade 3 – aprovação superior
Um superior, como um coordenador, gerente ou líder de área, aprova ou reprova o pedido de compra. Uma vez aprovado ou reprovado uma notificação é enviada para o usuário responsável pela próxima atividade.
Se aprovado e não houver o item em estoque, a responsabilidade passará para o comprador, que realizará a cotação do item. Se o item estiver disponível em estoque, a solicitação será encaminhada ao setor responsável para liberar os itens. Caso seja reprovado, a próxima atividade será do solicitante, que deverá corrigir qualquer divergência identificada.
Atividade 4 – final
O pedido de compra é integrado com o ERP, sem falhas, sem erros de preenchimento, pronto para realizar a cotação.
Integração com o ERP
Em um fluxo integrado com o ERP, é possível acompanhar o status do pedido após as etapas de validação e aprovação. O ERP pode fornecer informações sobre a consolidação do pedido, bem como o controle de entregas dos itens da solicitação ao usuário que fez a solicitação.
O TOTVS Fluig é uma plataforma que oferece uma série de recursos que podem ser utilizados para otimizar o processo de compras. A utilização de um fluxo de processo BPMN integrado com o formulário é uma das formas mais eficientes de fazer isso. Essa abordagem oferece uma série de vantagens, como redução da necessidade de papel, evita perdas na comunicação, toda a informação necessária em um único lugar, integração com ERP ou qualquer outro sistema, possibilidade de definir regras para controle e exemplo de fluxo de “Solicitação de Compras”.
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